Ocena okresowa pracownika - jak ją przeprowadzić?

Rodzaje okresowej oceny pracownika. Jak ją przeprowadzać?

Czym jest ocena okresowa pracownika? Czym badanie 360 stopni różni się od corocznej rozmowy z przełożonym? Kiedy w ocenie pracownika bierze udział wyłącznie jego szef, a kiedy zainteresowanych stron jest o wiele więcej? Do czego specjaliści HR wykorzystują zebrany w ten sposób feedback i jak wygląda okresowa ocena pracownika w praktyce?

Jeśli szukasz odpowiedzi na te pytania, nie mogłeś trafić lepiej.

Darmowy ebook: Ankiety dla HR od A do Z

W ebooku czekają na Ciebie gotowe szablony ankiet dla HR. Krok po kroku tłumaczymy też jak badać pracownikow przy użyciu ankiet online i jakie korzyści takie badania mogą przynieść zespołowi HR i całej firmie.

Pobierz ebook

Ocena okresowa pracownika – czym jest?

Zanim przejdziemy dalej, przypomnijmy krótką definicję. Ocena pracownika to okresowa ewaluacja jego wydajności.

Oceny przeważnie dokonuje przełożony. Takie cykliczne spotkanie stanowi dobrą okazję do weryfikacji postępów pracownika, przyjrzenia się efektom pracy i zgodności jego postawy z wartościami wyznawanymi przez firmę. To też szansa na zebranie wartościowej informacji zwrotnej i dyskusję nad korektą celów i zadań pracownika.

A także – nad podwyżką.

Dlaczego warto okresowo oceniać pracowników

Okresowa ocena pracownika może przynieść organizacji sporo pożytku i wpłynąć na podejmowanie decyzji kluczowych nie tylko dla rozwoju kadr, ale całej firmy. Oto najważniejsze zalety regularnej ewaluacji podwładnych przez pracodawcę.

  • Ma wpływ na proces udrażniania komunikacji
  • Mierzy postępy pracownika i jakość wykonywanej pracy
  • Bada możliwości rozwoju i okazji do awansów w zespole
  • Pozwala na identyfikację mocnych stron i kompetencji
  • Rozpoznaje słabe strony, wskazując potrzeby szkoleniowe
  • Zapewnia cenną informację zwrotną dla działów HR
  • Jest też skuteczną oceną przełożonego i umiejętności liderskich

Popularne systemy oceny pracowników

Ocena pracownicza może przybrać kilka postaci. Forma zależy od liczby osób zaangażowanych w proces oceny. Przyjrzyjmy się teraz, czym różni się samoocena pracownika od trzech innych metod, angażujących pozostałych członków zespołu, klientów zewnętrznych, kadry wyższego szczebla czy też podwładnych ocenianej osoby.

Ocena pracownika 90 stopni

Podstawowy wariant badania, w którym informacja zwrotna na temat ewaluacji pracownika pochodzi wyłącznie z jednego źródła – od przełożonego.

Menedżer przedstawia swoją ocenę, analizując kompetencje, zaangażowanie i skuteczność realizowanych przez podwładnego zadań. Podejście to jest coraz rzadziej praktykowane. Pracownik ceni bowiem sytuację, kiedy samodzielnie może ocenić swoją pracę, opowiedzieć o wyzwaniach, trudnościach i dalszym rozwoju kariery w firmie, a nie tylko wysłuchać subiektywnej opinii na swój temat.

Ocena pracownika 180 stopni

Przyjrzyjmy się teraz wariantom badania, które pozwalają wsłuchać się w głosy pracowników. Pierwsza z nich to ocena 180 stopni. Składa się z opinii przełożonego i podwładnego. Ocena 180 pozwala na spojrzenie na dane stanowisko z odmiennych perspektyw i ich skonfrontowanie. Ten rodzaj oceny okresowej zyskuje na popularności kosztem badania 90 stopni.

W organizacji pielęgnującej kulturę feedbacku, daje możliwość uzyskania wartościowych informacji nt. realizacji swoich obowiązków przez pracownika, równocześnie oceniana jest efektywność przywództwa przełożonego, bo tylko dobra współpraca na linii menedżer – podwładny da owocne wyniki.

Ocena pracownika 270 stopni

Robi się coraz tłoczniej. Ocena 270 stopni zbiera bowiem opinię z trzech różnych źródeł. To ocena pracownika, jego współpracowników i szefa.

Spojrzenie na tego samego pracownika z trzech odmiennych kierunków sprawia, że ocena okresowa staje się coraz bardziej kompleksowa i miarodajna z punktu widzenia całej organizacji.

W ten sposób ocenie podlegają nie tylko umiejętności, kompetencje czy efektywność danej osoby, ale też jej zachowania w grupie, gotowość do współpracy i to, jak postrzegają ją inni pracownicy.

Ocena pracownika 360 stopni

Najbardziej złożona forma okresowego badania pracowników. 360 stopni to ocena okresowa przeznaczona w pierwszej kolejności dla kadry zarządzającej czy team leaderów.

Biorą w niej udział konkretni pracownicy, ich przełożeni, współpracownicy i podwładni lub klienci zewnętrzni. Ocena 360 stopni jest stosowana w następujących przypadkach: badanie kompetencji przywódczych, wartości organizacyjnych oraz kompetencji menedżerskich.

Kliknij w ten link, żeby zobaczyć przykład ankiety 360 stopni (gotowy formularz). Za moment poznamy ją nieco lepiej.

Pytanie macierzowe w badaniu 360 stopni

Przykład pytania macierzowego w badaniu 360 stopni.

Jakie kryteria oceny przyjąć?

Okresowa ocena pracownika w każdej firmie wymaga odpowiedniego przygotowania.

Ogromny wpływ na jakość oceny i jej wyniki mają pytania dotyczące danego stanowiska. Inne szablony opracujemy w końcu dla pracowników działu produkcyjnego w fabryce samochodów, inne dla inżynierów, udoskonalających silniki tychże pojazdów, a jeszcze inne dla menedżerów, odpowiedzialnych za wynik finansowy całego przedsiębiorstwa.

Ze względu na uczestników badania (liczbę źródeł oceny), innego przygotowania wymaga samoocena, ocena 180 stopni czy ocena 360 stopni. Zobaczmy, jakie kryteria można przyjąć, aby ocena okresowa przyniosła jak najwięcej korzyści wszystkim zainteresowanym stronom.

Kryteria oceny pracownika – przykłady:

Jak już wspomnieliśmy, oceniany pracownik na danym stanowisku wymaga spersonalizowanego podejścia i pytań w formularzu oceny przygotowanych z myślą o jego kompetencjach i oczekiwaniach pracodawcy.

Możemy jednak wyróżnić pewne uniwersalne kryteria, które mogą usprawnić przygotowanie do badania. Oto one:

Wykonywanie powierzonych zadań na czas

Okresowa ocena pracownika weryfikuje, czy dana osoba przestrzega terminów i nie opóźnia prac zespołu lub projektów.

Jakość pracy

Istotnym czynnikiem wpływającym na ocenę podwładnego jest nie tylko terminowość, ale też jakość wykonywanych obowiązków. Nikt nie lubi po kimś poprawiać, a bylejakość z pewnością nie jest akceptowana w żadnej organizacji.

Przestrzeganie zasad etyki

Podstawa zdrowych relacji w pracy. Pracownik jest zobowiązany do tego, by w miejscu pracy dbać o najwyższe standardy moralne. Przykłady? Skopiowanie rozwiązania konkurencji albo podpisanie się pod pracą kolegi lub koleżanki to kiepski pomysł na zawodowe sukcesy.

Dobra organizacja pracy

Porządek w dokumentacji, dbanie o deadline, kończenie zaczętych zadań przed rozpoczynaniem kolejnych. To niektóre z elementów, które mogą wpłynąć na ocenę organizacji pracy.

Współpraca z zespołem

Wady i zalety pracownika nie zaczynają i nie kończą się na kwalifikacjach zawodowych. Równie istotna jest umiejętność pracy w zespole, budowanie dobrych relacji w grupie i dbanie o atmosferę w biurze.

Dzielenie się wiedzą

Wszyscy lubimy pracować z osobami, którym zależy na wspólnym sukcesie organizacji. Nie chodzi wcale o to, żeby wyręczać innych w ich obowiązkach, lecz chętnie dzielić się wiedzą i uwagami, które mogą przyczynić się do rozwoju firmy.

Rozwój pracownika

Podnoszenie kwalifikacji kadry to w dużej mierze odpowiedzialność przełożonych, ale nie zawsze. Złotym środkiem jest inicjatywa, wychodząca zarówno od działu HR, jak i od pracownika, wskazującego potencjalne obszary rozwoju.

Znajomość przepisów

Nikt nie oczekuje od każdego pracownika wiedzy prawniczej, ale przestrzegania norm prawnych związanych z danym stanowiskiem – jak najbardziej. W przypadku specjalisty ds. social mediów będzie to np. zgodne z prawem pozyskiwanie zdjęć do publikacji, a dla pracownika fabryki – przestrzeganie zasad BHP.

Okresowa ocena pracownika w praktyce

Pracownik musi znać kryteria oceny pracy z wyprzedzeniem.

Wiedza stanowiskowa

Niektóre stanowiska wymagają ciągłego doszkalania i trzymania ręki na pulsie zmian ustawodawczych. Trudno wyobrazić sobie dział księgowości, który nie interesuje się np. polskim ładem, prawda? Oczywiście, szkolenia powinna zapewnić firma, ale inicjatywa pracownika, jak w przypadku rozwoju osobistego, jest równie ważna.

Umiejętności negocjacyjne

Nie ma idealnych miejsc pracy. Nie ma też ludzi pozbawionych emocji. Każdemu zdarzają się gorsze dni, a w każdej firmie zdarzają się konflikty. Ocena okresowa pracownika to też czas na to, by wytypować osoby, które je wzniecają i te, które je zażegnują.

Komunikatywność

Współpracownicy (może to pokazać ocena 360 stopni) wyżej cenią kolegów i koleżanki, z którymi pracuje się gładko, a kawa w kuchni zawsze smakuje lepiej, kiedy towarzyszy jej przyjemny small talk.

Dbanie o informacje i przepisy RODO

Wszystkich pracowników bez wyjątku obowiązują przepisy dotyczące przechowywania i przetwarzania danych, postępowania z informacjami poufnymi i przestrzeganiem zasad RODO.

Samodzielność

Nie ma ludzi nieomylnych, ani pracowników, którzy znają odpowiedź na każde pytanie i bez zająknięcia wykonują wszelkie polecania. Czym innym jest jednak szukanie odpowiedzi, kiedy mamy do czynienia z nowym lub trudnym zadaniem, a czym innym ciągłe zapominanie o podstawach, niezbędnych do realizacji powierzonych zadań.

Ocena pracownika — wzór z przykładami

Poznaliśmy sporo teorii, zobaczmy teraz, jak w praktyce wygląda ocena okresowa pracownika. Dla zobrazowania zagadnienia, przyjrzymy się szablonowi badania 360 stopni, najbardziej rozbudowanej formie dorocznej weryfikacji efektywności pracy.

Jak już wspomnieliśmy, ocena 360 stopni, może oceniać trzy kluczowe obszary funkcjonowania firmy. W omawianym przykładzie będziemy bazować na przykładach pytań zaczerpniętych z kwestionariusza badającego kompetencje menedżerskie kadry zarządzającej.

Organizacje prowadzą je po to, by monitorować i wzmacniać standardy zachowań menedżerskich. Pytania zawarte w ankiecie weryfikują główne obszary zarządzania, takie jak: nastawienie na rynek i klientów, motywowanie i angażowanie pracowników oraz skuteczność operacyjną menedżera.

Ocena 360 stopni – badane kompetencje:

  • Rynek – działania strategiczne i długofalowe, orientacja na klienta zewnętrznego.
  • Ludzie – zarządzanie pracownikami, współpraca wewnętrzna.
  • Firma – osiągane wyniki, przedsiębiorczość i innowacyjność.

Warto zapamiętać, że każdy uczestnik badania otrzymuje do wypełnienia ten sam formularz, bez względu na to, czy ankietę otrzyma kilka czy kilkadziesiąt osób, jeśli ocenę przedstawiciela kadry menedżerskiej dokonują również jego pracownicy, przełożony i topowi klienci.

Pytania otwarte w badaniu 360 stopni

Pytania otwarte w badaniu 360 stopni.

Ocena okresowa menedżera – przykładowe pytania:

Przygotowując ankietę online możemy skorzystać z szerokiego wachlarza dostępnych formatów. W badaniach 360 stopni bardzo dobrze sprawdzają się pytania macierzowe oraz pytania otwarte.

W tych pierwszych respondent ma okazję zestawić ze sobą wiele poddawanych ocenie czynników jednocześnie, i zgodnie ze swoim przekonaniem zaznaczyć właściwą odpowiedź, dotyczącą np. podejmowania decyzji służących trwałemu wzrostowi całej firmy.

Natomiast pytania otwarte mają tę ważną cechę, że zostawiają miejsce dla ankietowanych na wpisanie własnych, niesugerowanych odpowiedzi. W ten sposób możemy, dla przykładu, poznać mocne strony menedżera w opinii podwładnych lub ich wskazówki dotyczące tego, co powinien zrobić, aby stać się lepszym liderem.

Ocena okresowa pracownika – najważniejsze wnioski

Informacje zebrane w trakcie okresowej oceny pracownika mogą mieć fundamentalne znaczenie dla funkcjonowania firmy. Jednak sama rozmowa lub ankieta to za mało. Najważniejsza jest umiejętność wsłuchania się w głosy pracowników i wyciągnięcie wniosków.

Tworzenie skutecznej ankiety HR – podstawy

W tym darmowym ebooku krok po kroku wytłumaczymy Ci, jak stworzyć badanie online i jakie korzyści daje zbieranie opinii pracowników za pośrednictwem ankiet.

Pobierz ebook

Wyobraźmy sobie, że pracownik co roku bierze udział w okresowej ocenie, cyklicznie zgłasza te same problemy (np. brak szkoleń specjalistycznych, niską kulturę osobistą przełożonego lub brak możliwości awansu), bardzo dobrze wykonuje swoje obowiązki, ale jego feedback trafia w próżnię.

Czy kogoś zdziwi, jeśli w końcu straci cierpliwość i złoży wypowiedzenie? Analogicznie możemy sobie wyobrazić odwrotną sytuację. Firma dostaje informację zwrotną, że dany pracownik spisuje się znacznie poniżej oczekiwań, jest grubiański i miga się od zadań, ale uchodzi mu to na sucho. Takie podejście może z kolei obniżyć morale zespołu.

Bez względu zatem na to, czy to ocena 180 stopni czy badanie 360 stopni, czy inna forma ewaluacji pracowników, pamiętajmy o tym, by po przeprowadzeniu oceny zapewnić sobie czas na podsumowanie wyników i wyciągnięcie wniosków konstruktywnych dla organizacji.

Zacznij swój darmowy okres próbny z Webankietą!

Dariusz Jaroń
Specjalista content marketingu i autor książek non-fiction z wieloletnim doświadczeniem w pisaniu B2B, dziennikarstwie i tłumaczeniach. Początkujący maratończyk i średniozaawansowany turysta górski. Kiedy nie pisze ani nie biega, prawdopodobnie próbuje nauczyć się włoskiego.