To, w jaki sposób ankieta trafia do respondenta ma ogromny wpływ na respose rate, czyli wskaźnik odpowiedzi. Jeśli posiadasz gotową bazę respondentów, czyli dane kontaktowe osób, które mają uczestniczyć w badaniu, najlepszym sposobem dystrybucji będzie wysyłka ankiety na e-mail za pomocą Webankiety. W ten sposób można prowadzić zarówno badania wewnętrzne np. badania pracowników czy kandydatów do pracy, ewaluację szkoleń, jak i zewnętrze – np. badania klientów po kontakcie z BOK lub osób, które złożyły zamówienie w Twoim sklepie.

Mając gotową bazę respondentów jesteś w lepszej pozycji startowej, niż osoby które dopiero muszą rekrutować uczestników badania. Gotowa baza nie wiąże się jednak automatycznie z wysokim wskaźnikiem odpowiedzi. 

Bazując na własnym doświadczeniu badawczym oraz historii sukcesów naszych klientów stworzyliśmy listę praktycznych sposobów, które pomogą Ci osiągnąć wysoką frekwencję przy wysyłce ankiety na e-mail. Z artykułu dowiesz się m.in.:

• czy warto poprzedzać wysyłkę zaproszenia dodatkową akcją informacyjną,
• co muszą zawierać dobry wstęp i zaproszenie do badania,
• jak przez odpowiednią długość ankiety i sposób zadawania pytań zwiększyć wskaźnik odpowiedzi,
• co należy przetestować przed startem badania,
• jaki czas i dzień wysyłki pomoże Ci w osiągnięciu wyższego response rate.

Chcesz zebrać maksymalnie dużo wyników? 9 porad od ekspertów

1. Motywacja do badania – przedstawienie celu i korzyści

Tylko odpowiednia motywacja do wzięcia udziału w badaniu sprawi, że respondenci poświęcą swój czas i energię na wypełnienie Twojej ankiety. Jak więc skutecznie ich do tego przekonać? 

• Na niektóre osoby zadziała po prostu chęć pomocy badaczowi – szczególnie gdy badamy bliskich lub wąską grupę odbiorców, których dobrze znamy.
• U innych zadziała motywacja wewnętrzna, czyli sytuacja, w której udzielenie feedbacku, może wpłynąć na poprawę respondenta sytuacji w przyszłości – np. zmieni się miejsce pracy albo użyteczność aplikacji z której korzysta.
• Dobrym pomysłem jest też wpłata na cele charytatywne z każdego wypełnienia. Osoby mogą nie chcieć poświęcić swojego czasu Tobie lub Twojej firmie, ale jest bardziej prawdopodobne, że poświęcą go dla wyższego dobra.
• Pozytywnie na frekwencję zadziałać może też ogólno-firmowa akcja informacyjna i motywacyjna, która tłumaczy cel i sens badania i jest wspierana przez organizację i liderów oraz managerów.

2. Przypomnienia o wypełnieniu ankiety

To jedna z najważniejszych kwestii, o której należy pamiętać, jeśli zależy nam na osiągnięciu wysokiego response rate. Zasada jest jasna – przypominaj się respondentom. Jak często? To zależy od rodzaju badania, a przy podejmowaniu decyzji warto podeprzeć się danymi:

Według badań prowadzonych przez firmę Ithaka S+R: “Wysyłka 2-3 przypomnień o ankiecie przez okres około 4-6 tygodni jest optymalne dla uzyskania wysokiego wskaźnika odpowiedzi (response rate), a przy tym nie drażni odbiorców zbyt dużą liczbą wiadomości.” 

Według badań najlepszym czasem na wysyłanie przypomnień jest 48 do 72 godzin po pierwszym zaproszeniu do wypełnienia ankiety. Eksperci radzą, aby wysyłać przypomnienia tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i ograniczenia się do maksymalnie 4 wiadomości.

A w jakie dni wysyłać przypomnienia? Tu też warto bazować na konkretnych danych z badań Ithaka:

“Wiadomości z przypomnieniem powinny być wysyłane między wtorkiem a czwartkiem, najlepiej późnym rankiem lub wczesnym popołudniem, ponieważ w tych godzinach zaobserwowano najwyższy poziom reakcji wiadomości. Z obserwacji wynika też, że piątek jest zwykle najmniej efektywnym dniem tygodnia w przypadku przypomnień i wiadomości z zaproszeniami do badania.”

Prowadząc badanie na platformie Webankieta możesz w pełni zautomatyzować proces wysyłki przypomnień. Oznacza to, że wysyłając ankiety na e-mail do swojej bazy, musisz tylko raz ustalić treść przypomnienia i zdecydować po jakim czasie wysłać je do respondentów, a nasz system zrobi to za Ciebie. Nie musisz pamiętać o wysłaniu przypomnienia, a przy tworzeniu jego treści możesz posiłkować się gotowym szablonem. Nie musisz martwić się też zasypywaniem respondentów powtarzającymi się mailami, ponieważ system wysyła przypomnienia tylko do tych osób, które jeszcze nie wzięły udziału w badaniu.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat wysyłki przypomnień, polecamy osobny artykuł: przypomnienie o ankiecie. 

3. E-mail przed badaniem

Dlaczego prowadzisz badanie? Jaki cel chcesz osiągnąć? Jako badacz znasz odpowiedzi na te pytania, ale czy jest to oczywiste dla jego adresatów? Dobrym miejscem na wyjaśnienie celu badania jest zaproszenie, jednak w przypadku większych projektów czy skomplikowanych badań polecamy wysłanie dodatkowego, zapowiadającego e-maila, w którym przygotujesz respondentów do wzięcia udziału w badaniu. W takiej wiadomości powinno znaleźć się:

• zapowiedź badania – jego czasu i miejsca,
• prośba o zarezerwowanie czasu na wzięcie w udziału w badaniu, kierowana do odbiorców w maksymalnie spersonalizowany sposób,
• prośba o zadanie pytań w razie wątpliwości, tak aby rozwiać je jeszcze przed startem badania.

E-mail przed wypełnieniem to powszechnie stosowana w biznesie praktyka, pozwalająca osiągnąć wyższą frekwencję w badaniu. Widać to wyraźnie w Case Study ze współpracy innogy i Webankiety. Innogy to doskonały przykład tego, jak skutecznie pozyskiwać do badań pracowników nie tylko dzięki wcześniejszym wiadomościom i przypomnieniom o ankiecie, ale i całej zmasowanej akcji informacyjnej.

E-mail przed badaniem doskonale sprawdza się nie tylko w badaniach pracowników, ale i badaniach naukowych czy przy zbieraniu opinii mieszkańców za pomocą ankiet online. 

4. Dobry wstęp i zaproszenie

Planując wysłanie ankiety przez e-mail musisz zwrócić uwagę na dwie kwestie: zaproszenie i (lub) wstęp do ankiety. Te dwa z pozoru dodatkowe elementy badania często decydują o jego sukcesie – są wizytówką ankiety. Zaproszenie lub (w przypadku jego braku) wstęp to pierwsze, co widzi respondent i często właśnie na tej podstawie podejmuje decyzje o wzięciu udziału lub rezygnacji z badania. Oto przykładowa treść wstępu:

Wstęp do ankiety to miejsce, gdzie nie tylko zachęcasz do udziału w badaniu, ale informujesz też respondenta o najważniejszych kwestiach. Zalecamy, aby umieścić we wstępie informacje dotyczące:

• tego, ile czasu respondent potrzebuje na wzięcie udziału w badaniu,
• jaki jest cel badania – co chcesz przez nie osiągnąć (dlaczego prosisz respondenta o poświęcenie jego cennego czasu?)
• tego, że badanie jest anonimowe (oczywiście, jeśli rzeczywiście gwarantujesz poufność)
• w jaki sposób opublikujesz wyniki i co z nimi zrobisz (np. na ich podstawie wprowadzisz do firmy zmiany mające na celu podniesienie komfortu pracy). 

Dobrze przemyślany wstęp i zaproszenie do badania pomogą zachęcić respondenta do kliknięcia, a co za tym idzie zebrać większą liczbę wyników. Dlatego zadbaj, aby zaproszenie do badania:

• było jak najbardziej spersonalizowane – jeśli masz taką możliwość zaadresuj je do konkretnej osoby np. Pani Joanno lub wąskiej grupy np. Szanowni Pracownicy Działu HR,
• zawierało informację o celu badania (w krótki i przystępny sposób – szersze informacje o celu możesz umieścić we wstępie do ankiety).

Temu jak napisać dobre zaproszenie do ankiety i gdzie je opublikować poświęciliśmy osobny artykuł. Zapraszamy także do naszego poradnika, gdzie eksperci wyjaśniają jak tworzyć zaproszenie do badania w Webankiecie. Tam znajdziesz również gotowe wzory zaproszeń, które możesz wysłać na e-mail lub umieścić na social mediach. 

5. Pierwsze pytanie w treści zaproszenia

O tym, czy respondent weźmie udział w badaniu często decyduje impuls. Dlatego pytanie, które otwiera ankietę musi być napisane tak, aby zachęcić respondenta do dalszego wypełniania.

Jeśli prowadzisz badanie na platformie Webankieta możesz zrobić coś, co pomoże Ci zdobyć większą liczbę wyników. Jeśli pierwszym pytaniem w ankiecie jest pytanie jednokrotnego wyboru lub pytanie NPS (Net Promoter Score) jego treść może automatycznie podstawić się do zaproszenia. Wygląda to w ten sposób:

W ten sposób od razu pokazujesz respondentowi czego może spodziewać się w dalszej części badania. Wzbudzasz też jego natychmiastowe zaangażowanie – nie musi klikać w osobny link kierujący do badania. Wystarczy, że wybierze odpowiedź i zostanie automatycznie przekierowany do dalszych pytań w ankiecie. Pierwsze pytanie w zaproszeniu to też jeden klik mniej do uzyskania odpowiedzi – nawet jeśli zrezygnuje w dalszej części badania to pierwsza odpowiedź zostanie już zebrana i zapisana. 

6. Krótka ankieta to dobra ankieta

Aby zapewnić wysoki response rate zadbaj o to, by w ankiecie znalazły się tylko niezbędne pytania.

Z naszej praktyki badawczej wynika, że wskaźnik odpowiedzi jest bezpośrednio skorelowany z długością ankiety. W trakcie badań zaobserwowano średnio 17%-owy spadek respose rate, gdy wypełnienie ankiety trwa dłużej niż 5 minut.

Należy jednak pamiętać, że Webankieta umożliwia analizowanie zarówno dokończonych, jak i niedokończonych odpowiedzi. Dlatego bardzo ważne jest ustawienie pytań w odpowiedniej kolejności od najważniejszych do najmniej ważnych. Wtedy respondent na początku odpowie na kluczowe dla Ciebie pytania i nawet jeśli porzuci ankietę, nadal zdobędziesz i będziesz mógł przeanalizować najważniejsze dla Ciebie informacje. 

W osobnym artykule wyjaśniamy, dlaczego dobra ankieta to krótka ankieta.Znajdziesz tam wskazówki dotyczące rodzaju używanych pytań i więcej na temat standardów długości kwestionariusza.

7. Testuj, nie ryzykuj

Nie dopuść do sytuacji, w której niegotowa, zawierająca błędy ankieta zostanie wysłana do respondentów. To nie tylko dyskwalifikuje Cię w oczach adresatów, jako kompetentnego badacza, ale może w znaczący sposób obniżyć frekwencję w badaniu. Dlatego zanim rozpoczniesz wysyłkę do bazy musisz przetestować wypełnianie. Najlepiej, żebyś w testy zaangażował również bezstronne osoby trzecie, np. współpracowników. Podczas testu zwróć uwagę przede wszystkim na to czy:

• pytania są napisane jasnym, zrozumiałym językiem,
• nie ma w nich błędów ortograficznych i językowych,
• ankieta jest logiczna,
• nie ma problemu z przejściem do kolejnych pytań,
• logo, grafiki lub wideo zawarte w badaniu wyświetlają się prawidłowo,
• wypełnianie ankiety zajmuje rzeczywiście tyle czasu, ile zapowiadałeś we wstępie lub zaproszeniu.

Pamiętaj: przetestuj wypełnianie ankiety zarówno na komputerze, jak i smartfonie. 

8. Nagradzaj (gratyfikacja)

Czasami sama satysfakcja z możliwości wyrażenia swojej opinii lub pomocy badaczowi to wystarczająca motywacja do wzięcia udziału w badaniu. Z praktyki wynika jednak, że jeśli adresat ankiety może za wypełnienie coś zyskać badacz może liczyć na zdecydowanie większy response rate. Co ciekawe – dotyczy to także jakości uzyskanych w ankiecie informacji. Jeśli wiemy, że czeka na nas nagroda bardziej przykładamy się do tego, jak odpowiadamy na pytania.

Według badań, odpowiednio dobrana do grupy docelowej nagroda może zwiększyć wskaźnik odpowiedzi nawet o 48%. 

Czym może być gratyfikacja? Oto kilka przykładów stosowanych w ankietach online:

• rabat na kolejne zakupy,
• bon podarunkowy,
• zniżka na zakupy u firmy partnerskiej
• w przypadku usług SaaS – przedłużenie ważności konta,
• darmowy gadżet z logo firmy organizującej badanie.

Gratyfikacja nie zawsze musi oznaczać zapewnienie respondentom czegoś bardzo cennego lub nawet materialnego. Alternatywą dla fizycznej nagrody jest poczucie sprawczości lub niesienia pomocy wywołane u respondenta – każdy chce mieć poczucie, że podjęte przez niego działania są ważne i potrzebne, a jego zdanie ma znaczenie. W osobnym artykule można dowiedzieć się więcej o tym jaka powinna być gratyfikacja za wypełnienie ankiety i kiedy po nią sięgać.

9. Personalizuj, czyli wykorzystaj to, co wiesz o respondencie

Wspominaliśmy już, że zaproszenie do badania, wstęp, a nawet sama treść ankiety powinna być jak najbardziej spersonalizowana. Dowodzą tego badania, z których wynika, że: 

“Personalizacja treści ankiety może radykalnie zwiększyć wskaźniki odpowiedzi – w niektórych przypadkach nawet do 48%. Dostosowanie kwestionariusza do respondenta na podstawie informacji, które posiadasz sprawia, że ankieta nabiera ciepłego, ludzkiego wymiaru, który zachęca do udzielenia odpowiedzi.”

Prowadząc badania w Webankiecie możesz zadbać o maksymalną personalizację ankiety i tym samym skuteczniej zmotywować respondenta do wzięcia udziału w badaniu. Dzięki opcji dynamicznej treści, możesz spersonalizować e-mailowe zaproszenie do ankiety, a także sam kwestionariusz dla każdego z respondentów z osobna. Wstaw do tekstu imię, nazwisko, firmę czy dział Twojego respondenta, by zwiększyć procent udanych wypełnień i by oszczędzić swój czas przez wykorzystanie tylko jednego kwestionariusza do badań różnych elementów. Oto przykład tego, jak mogą wyglądać spersonalizowane pytania:

Kiedy najlepiej wysłać ankietę? Czas wysyłki ma kluczowe znaczenie dla powodzenia badania

“Na największy response rate możesz liczyć, gdy poprosisz o informację zwrotną natychmiast po dostarczeniu towarów lub realizacji usług. Z badań wynika też, że feedback udzielony natychmiast jest o 40% dokładniejszy niż informacja zebrana zaledwie 24 godziny później.”

Dane mówią same za siebie – to, kiedy wyślesz ankietę do respondenta ma również ogromne znaczenie dla powodzenia badania, a zatem sukcesu firmy. Reguła natychmiastowej wysyłki dotyczy większości popularnych badań kierowanych do użytkowników, klientów i pracowników. Wynika to z faktu, że od razu po dokonaniu transakcji lub po określonym wydarzeniu, respondent doskonale pamięta wszystkie szczegóły doświadczenia i chętniej się nimi dzieli. W związku z tym ankietę powinno wysłać się natychmiast po wydarzeniu, którego dotyczy w przypadku badań, takich jak:

• NPS transakcyjny, czyli ocena konkretnego punktu styku (np. zakupów) przy użyciu popularnej metody Net Promoter Score,
• Ankieta satysfakcji po kontakcie z konsultantem,
• Badanie satysfakcji po kontakcie z BOK,
• Ocena dostawy produktu,
• Ocena strony internetowej,
• Opinia o serwisie internetowym /stronie www.

Istnieją jednak badania, które ze względu na swoją specyfikę wymagają pozostawienia respondentom chwili czasu na przemyślenie swojego doświadczenia. W tych przypadkach natychmiastowy feedback nie będzie merytoryczny i nie da realnego obrazu doświadczenia respondenta. Dotyczy to m.in. badań:

• NPS relacyjny, czyli badania Net Promoter Score oceniającego nie konkretną transakcję, a całą relację klienta z firmą,
• badania satysfakcji pracowników – muszą być wysłane po określonym czasie pracy w firmie, bo inaczej feedback nie będzie wartościowy. Dla początkujących pracowników przygotuj inne badanie np. ankiety onbordingowe.
• ocena satysfakcji z zakupu usług rozciągniętych w czasie np. wycieczki za granicę, zakup samochodu – wtedy zadbaj o to, aby zbadać satysfakcję PO tym wydarzeniu, dając respondentowi dodatkowy czas na faktyczne skorzystanie z produktu i wyrobienie sobie opinii.

Twórz ankiety online, które chce się wypełniać

Chcesz rozpocząć wysyłkę badania na e-mail? Możesz to zrobić za darmo – załóż konto na Webankiecie i przez 14 dni testuj możliwości naszego narzędzia. Zapraszamy też do obejrzenia naszego webinaru, w którym ekspert krok po kroku opowiada jak przeprowadzić wysyłkę ankiety na e-mail i osiągnąć wysoki respose rate:

Jeśli nadal nie masz gotowej treści ankiety zachęcamy do skorzystania z gotowych przykładów ankiet. Dzięki nim ankiety dla klientów, pracowników, a także badania rynku i opinii czy badania naukowe mogą być gotowe do wysyłki już w kilka minut. Szablony możesz dowolnie modyfikować i tym samym w 100% dopasować je do swoich potrzeb i charakterystyki badania.

Potrzebujesz więcej informacji? Jeśli chcesz poczytać więcej na temat tego jak osiągnąć wysoki response rate w badaniach online, zapraszamy na naszego bloga.