Hotel, pensjonat, hostel, dom wypoczynkowy… różni je wiele – standard, cena, oferowane atrakcje. Jednak jest coś co łączy absolutnie wszystkie te miejsca – proces zameldowania. Zwykle karta meldunkowa kojarzy się z wizytą w recepcji, gdzie uśmiechnięta Pani (lub Pan) zapisze dane gości i wyda im klucz. I dobrze jeśli Pani będzie naprawdę uśmiechnięta, w kolejce nie ustawi się wycieczka szkolna, a goście nie będą musieli skorzystać z pokoju tu i teraz. I oczywiście – jeśli nie jesteśmy w środku światowej pandemii, która z niewinnej wizyty na recepcji uczyniła coś co potencjalnie zagraża naszemu zdrowiu i życiu. A w przeciwnym wypadku – pech? Niekoniecznie!

Tak jak i wiele innych, dotychczas standardowych rozwiązań, tak i proces zameldowania do hotelu warto przenieść do sfery online. Jakie korzyści nam to przyniesie? ile będzie kosztować? Czy dostępny jest wzór karty meldunkowej? O tym właśnie opowiemy w tym artykule. 

Tworzenie ankiety – podstawy

W tym ebooku krok po kroku wytłumaczymy jak stworzyć badanie w formie ankiety i jakie korzyści daje zbieranie opinii za pośrednictwem ankiet.

Pobierz ebook

Karta meldunkowa online – zalety

Dlaczego oprócz tradycyjnego zameldowania w recepcji warto pomyśleć o e-meldunku w formie ankiety? Powodów jest naprawdę dużo, wśród nich przede wszystkim:

  • check-in online = szybkość i BEZPIECZEŃSTWO

Jeżeli wiesz, że Twoim gościom zależy na czasie i od razu po przyjeździe chcą udać się do swojego pokoju, internetowa karta meldunkowa będzie strzałem w dziesiątkę. Już przed wyjazdem z domu lub w trakcie podróży goście będą mogli dokonać rezerwacji (ankieta może być wypełniana na wszystkich urządzeniach, w tym telefonach czy tabletach) i otrzymać informację o numerze pokoju i tym, gdzie mają odebrać klucz. 

Szybkość zameldowania to nie jedyna zaleta. Pandemia covid-19 wysunęła na pierwszy plan inną potrzebę klientów – bezpieczeństwo. Elektroniczne, bezkontaktowe zameldowanie daje Ci jego pełną gwarancję. Co więcej – ułatwi ono życie nie tylko gościom, ale i Tobie, czyli osobie prowadzącej hotel. Dzięki zmniejszeniu kolejki do zameldowania i rezygnacji z kontaktu face-to-face, nie będziesz musiał martwić się o zachowanie procedur dotyczących limitu osób w pomieszczeniu, maseczek czy dezynfekcji. 

  • koniec problemu z miejscami parkingowymi

Problem z miejscem parkingowym należy do hotelowych klasyków. Goście często nie zdają sobie sprawy z tego, że miejsce należy zarezerwować wcześniej lub uiścić za nie dodatkową opłatę. Na miejscu dochodzi więc do stresujących i nieprzyjemnych sytuacji. Dzięki karcie meldunkowej online możesz pozbyć się tego problemu – wystarczy zadać w ankiecie dodatkowe pytanie o chęć rezerwacji miejsca i liczbę samochodów. Możesz tam dodać również informację o cenie. 




  • łatwiejsza sprzedaż usług dodatkowych + czytelna oferta

Meldunek online rozwiązuje problem nie tylko miejsc parkingowych, ale i wszelkiego rodzaju dodatkowych usług. Twój hotel oferuje pakiety spa, romantyczne kolacje, możliwość wypożyczenia roweru czy wynajęcie opiekunki dla dziecka? W e-meldunku zapytasz gościa czy chce z nich skorzystać, a dzięki temu ułatwisz organizację pracy Twojego ośrodka. Wszelkie informacje na temat dodatkowych usług zgromadzisz w jednym miejscu, a przygotowanie specjalnych atrakcji możesz rozpocząć już przed przybyciem gości do hotelu. 

  • zgodność karty meldunkowej z RODO

Elektroniczna karta meldunkowa może być dla hotelu czymś więcej niż ułatwieniem procedur. Może np. stanowić dokument potwierdzający zawarcie z hotelem umowy o świadczenie usług. Może być też formularzem, w którym gość wyraża zgodę na kierowanie do niego komunikacji marketingowej. Dlatego należy zadbać, aby w każdym z tych przypadków hotel przekazując gościom ankietę i zbierając wyniki, działał zgodnie z prawem.  

Zgodzie z zasadą minimalizacji danych osobowych, dane przekazywane przez gości w karcie meldunkowej hotelu powinny być ograniczone minimum. Co to oznacza? A to że możemy pytać tylko o te kwestie, które są nam niezbędne do zrealizowania usługi hotelarskiej i zapewnienia firmie bezpieczeństwa przed ewentualnymi roszczeniami. Jeśli hotel chce zbierać dodatkowe dane, niezbędne dla obsługi gościa w szerszym wymiarze, musi powołać się przy tym na inny usprawiedliwiony cel. Oprócz tego w ankiecie (tak jak w naszym przykładzie karty meldunkowej online) hotel może gromadzić zbierać dane niezbędne do wystawienia faktury VAT. 

Niezależnie od zakresu zbieranych danych jedno jest pewne – za każdym razem w ankiecie meldunkowej powinna pojawić odpowiednia się zgoda. Jej zakres zależeć będzie od tego, jakich danych potrzebuje hotel, a bez jej zaznaczenia elektroniczne zameldowanie się nie powinno być możliwe. 

Gotowy wzór karty meldunkowej, czyli szybko i bez wysiłku

Przygotowaliśmy dla Ciebie wzór karty meldunkowej, dzięki któremu formularz możesz stworzyć praktycznie od razu. Do szablonu w łatwy sposób dodasz dodatkowe pytania lub zmienisz ich treść tak, aby dopasować je do specyfiki Twojego hotelu.

Tworząc ankietę online lub edytując szablon pamiętaj, że karta meldunkowa hotelu powinna być:

  • krótka – pytaj tylko o niezbędne informacje, aby nie zniechęcać gości długim wypełnianiem,
  • przejrzysta i zrozumiała, 
  • atrakcyjna graficznie,
  • spójna z wizerunkiem hotelu – nie zapomnij o dodaniu loga hotelu i kolorystyki spójnej np. ze stroną internetową ośrodka. Dzięki temu goście zdobędą pewność, że wypełniana przez nich ankieta na pewno pochodzi właśnie z Twojej placówki. 

Masz pytania dotyczące elektronicznej karty meldunkowej dla hotelu?

Chętnie pomożemy! Oprócz przykładowej karty meldunkowej dla hotelu, przygotowaliśmy dla Ciebie Poradnik, w którym znajdziesz wskazówki dotyczące tworzenia ankiety oraz analizy wyników. Zajrzyj też na naszego bloga, gdzie w sekcji: Jak badać? zgromadziliśmy przykłady najbardziej popularnych ankiet i instrukcje ich tworzenia. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat możliwości, jakie daje Twojemu hotelowi karta meldunkowa online, zapraszamy do kontaktu. Wspólnie znajdziemy dla Ciebie najlepsze rozwiązanie. 

Zapisz się do newslettera

Poszerzaj swoją wiedzę w temacie badań klientów, pracowników i rynku - zostań ekspertem badań ankietowych!

Pamiętaj, w każdej chwili możesz się wypisać.