Poradnik - Dystrybucja ankiety

Integracja z Freshmail – opis działania

Narzędzie Webankieta oferuje zaawansowaną wysyłkę zaproszeń na e-mail, jednak w przeciwieństwie do tworzenia ankiet, nie jesteśmy w tej dziedzinie ekspertami. Dlatego Webankieta daje możliwość integracji z wieloma platformami, w tym z programem do wysyłania newsletterów, mailingów i autoresponderów – FreshMail. Zintegrowanie dwóch platform polega w tym przypadku na możliwości przeniesienia informacji dotyczących respondentów ankiety online oraz wypełnień, na konto użytkownika we FreshMailu. Pozwala to na skrócenie czasu przekazywania informacji i większą automatyzację pracy związanych z gromadzeniem i przesyłaniem danych.

Jak działa integracja Webankiety z Freshmailem?

 

  1. Na samym początku użytkownik musi wpisać do systemu klucz API z FreshMaila. Dokładną instrukcję tego, w jaki sposób to zrobić przygotowaliśmy w osobnym artykule.
  2. W ankiecie, dla której chcemy stworzyć integrację, musi być ustawiony najwyższy poziom bezpieczeństwa. W tym celu wejdź w zakładkę Ustawienia, następnie: Ustawienia ankiety i w sekcji Bezpieczeństwo zaznacz najwyższe.

  1. Jeżeli wykonaliśmy wszystkie kroki związane z dodaniem klucza API, mamy już połączenie z FreshMailem. Oznacza to, że po przejściu do zakładki: Wysyłka na e-mail w sekcji: Zbieranie, powinna pojawić się nam opcja: Wyślij przez FreshMail. Po jej wybraniu z FreshMaila zostaną pobrane listy dystrybucyjne, które posiadamy na swoim koncie.

Pamiętaj, jeżeli lista dystrybucyjna została wybrana:

  • nie ma już możliwości wysyłania zaproszeń z platformy Webankieta,
  • nie ma możliwości zmiany listy – w tym celu najpierw należałoby usunąć tę istniejącą,
  • na listę dystrybucyjną we FreshMailu zostaną dodane trzy dodatkowe pola (kolumny/etykiety): link do ankiety z tokenem, datę rozpoczęcia wypełniania ankiety oraz datę zakończenia wypełniania ankiety.

Uwaga: Dodanie kolumn nastąpi automatycznie, jednak aby kolumny były widoczne, należy wejść w ustawienia na FreshMail i je odkryć (domyślnie są zakryte).

  • jednocześnie wszystkie e-maile z Twojego konta na FreshMail zostaną skopiowane do Webankiety. Zapewni to użytkownikowi możliwość wglądu w to, co dzieje w panelu. Po podpięciu listy Freshmaila użytkownik nie ma już możliwości dodawania respondentów. W platformie Webankieta tworzony jest wówczas także wpis w tabeli respondenci oraz token. Po stworzeniu tokena wykreowany zostaje link, który przesłany jest do FreshMaila.

Ze względu na to, że listy dystrybucyjne mogą mieć spore rozmiary proces aktualizowania tych pól (w szczególności linka do ankiety) może chwilę potrwać – zwykle maksymalnie do paru minut. Aktualizacja odbywa się w cronie – czyli co minutę. To samo dotyczy dat rozpoczęcia i zakończenia wypełniania ankiety.

O czym jeszcze warto wiedzieć:

  • Jeżeli użytkownik będzie przypinać i odpinać wielokrotnie tę samą listę dystrybucyjną z jego konta we FreshMailu, to te same kolumny nie powinny się tworzyć od nowa.
  • W nazwie kolumny dodawane jest ID ankiety, z której pochodzą informacje. Dlaczego? Ponieważ czysto teoretycznie jedną listę można podpiąć do kilku ankiet. Można więc byłoby wysyłać zaproszenia do wypełnienia kilku ankiet do tych samych respondentów.
  • W celu wysyłki unikalnego linka do ankiety z tokenem przez FreshMail należy zastosować na platformie odpowiednik Makro, który sprawi, że podstawi się odpowiedni link.

Należy wybrać listę dystrybucyjną, której chcesz użyć do wysyłki ankiety (8). Pojawią się na niej wszystkie listy, które stworzyłeś na swoim koncie w serwisie FreshMail.

Po tym jak wybierzesz listę dystrybucyjną nastąpi synchronizacja danych z FreshMail. Lista odbiorców we FreshMailu zostanie wówczas zaktualizowana o unikalne linki do ankiety. Kolejnym krokiem jest zalogowanie się do FreshMaila, aby przeprowadzić wysyłkę. Należy pamiętać, że linki do ankiety we FreshMailu wstawione są jako dodatkowe Pole. Ze swojego konta w Webankiecie będziesz mieć wgląd do zaimportowanej listy oraz będziesz mógł sprawdzić statusu i wypełniania ankiety przez danego respondenta.

  • dzięki integracji z FreshMailem możliwe jest również wysyłanie przypomnień do osób, które jeszcze nie wypełniły ankiety. Wystarczy we FreshMailu stworzyć segment odbiorców, którzy w kolumnie data wypełnienia ankiety nie mają uzupełnionej daty i rozpocząć drugi mailing.

 

Czy ten artykuł był pomocny?

Dziękujemy za udzielenie odpowiedzi