Poradnik - Testy wiedzy i testy psychologiczne

Instrukcja do badania Ocena 360

Ocena 360 stopni polega na zbieraniu informacji zwrotnych na temat skuteczności zachowań ocenianej osoby z wielu źródeł – od niej samej, od jej przełożonych, podwładnych i kolegów. Jest to proces, w którym porównuje się samoocenę konkretnych umiejętności z oceną tych umiejętności dokonaną przez innych ludzi, którzy na co dzień obserwują  pracę ocenianej osoby.
Za pomocą naszego serwisu istnieje możliwość przeprowadzenia badania Oceny 360. Wystarczy przygotowanie jednego kwestionariusza ankiety, aby móc w łatwy sposób ocenić pracowników i ich przełożonych.

1.Kwestionariusz oceny

W pierwszej kolejności bardzo ważne jest przygotowanie kwestionariusza oceny.

Ocena 360 mierzy konkretne umiejętności. W związku z tym, aby pytania mierzące daną umiejętność zliczały punkty, które uzyskała dana osoba podczas oceny należy wybrać “Test wiedzy/ocena” podczas wyboru rodzaju kwestionariusza, który chcesz stworzyć.

Wstęp do ankiety Ocena 360 stopni może wyglądać na przykład w ten sposób:

Pomoc jak wprowadzić poprawnie pytania do kwestionariusza znajdziesz w naszym poradniku: https://www.webankieta.pl/poradnik/tworzenie-kwestionariusza//

Następnie konieczne jest, aby przypisać punkty do odpowiedzi w poszczególnych pytaniach (https://www.webankieta.pl/poradnik/przypisywanie-punktow-wag-do-odpowiedzi-na-pytanie/)

Po wprowadzeniu wszystkich pytań oraz przypisaniu punktacji przy odpowiedziach istotne jest, aby określić odpowiednie ustawienia ankiety (zakładka “Tworzenie” -> ”Ustawienia ankiety”).

W celu prawidłowego przeprowadzenia Oceny 360 należy wybrać najwyższy poziom zabezpieczeń – ankieta zabezpieczona kodem identyfikującym (tokenem).
Dzięki temu jest możliwa identyfikacja osoby ocenianej i oceniającej.

Pozostałe ustawienia można zmienić w zależności od własnych preferencji czy też potrzeby badania.

Mamy gotowy kwestionariusz oceny, więc możemy przejść do konfiguracji dalszych ustawień w systemie, które pozwolą na przeprowadzenie Oceny 360.

2. Plik Excel

Drugim krokiem będzie odpowiednie skonstruowanie pliku Excel z danymi, których potrzebujemy, aby cały proces wysyłki zaproszeń do wypełnienia kwestionariuszy oceny przebieg prawidłowo.

Każda osoba musi ocenić zarówno swoich współpracowników, przełożonych, podwładnych jak i samego siebie, dlatego niezwykle istotne jest, aby plik Excel zawierał wszystkie potrzebne dane w celu określenia dalszych poprawnych ustawień systemowych.

Plik musi zawierać przede wszystkim dane dotyczące osoby, która będzie dokonywała oceny oraz dane osoby, którą będzie oceniać.

W celu prawidłowej konfiguracji oraz posiadania największej ilości danych warto w pliku określić również zależność, w której dokonywana jest ocena.

Przykładowy plik Excel:

4

Ważne: w kolumnie A znajdują się adresy mailowe osób, które będą dokonywać oceny. W przypadku oceny kilkunastu osób adresy te będą się powtarzać, ponieważ dana osoba musi dokonać kilkunastu ocen – swoich współpracowników, przełożonych czy własnej samooceny.

Następnym krokiem jest zaimportowanie tak przygotowaego pliku do serwisu.

(Zakładka “Zbieranie” -> “Wysyłka na e-mail” -> “Import z pliku”)

Wszystkie dane zostaną wprowadzone do systemu, a przy każdym adresie e-mail zostanie automatycznie wygenerowany token (kod, który będzie uwzględniony w linku do wypełnienienia danego kwestionariusza oceny).

W tym miejscu będzie można później dokonać weryfikacji kto wypełnił kwestionariusz, a kto nie.

Taka kontrola pozwoli na późniejszą wysyłkę przypomnienia dokonania oceny do osób, które tego nie zrobią w pierwotnie określonym czasie.

3“Kogo oceniam?”

Zanim dokonanamy wysyłki zaproszeń do wypełnienia ankiety, warto jest dodać na wstępie kwestionariusza oceny informację czego dotyczy badanie oraz kogo dana osoba będzie oceniać. Dzięki temu osoba, która dokonuje oceny nie będzie musiała zastanawiać się kogo w danej chwili ocenia, gdyż informacja ta pojawi się od razu na początku wypełniania kwestionariusza oceny.

W tym celu w zakładce “Tworzenie” dodaj nową stronę kwestionariusza (przenieś ją na początek ankiety za pomocą sortowania stron), a następnie dodaj pytanie typu “Tekst”.

Możesz umieścić tutaj informacje dotyczące badania lub jakąkolwiek treść, którą chcesz przekazać pracownikowi.

Dodatkowo umieść informację o treści:

W tej chwili dokonujesz oceny pracownika:

W relacji:

 A następnie wstaw “Dynamiczną zawartość”, zgodnie z danymi, które chcesz umieścić obok określonej treści.

7

Dzięki takiemu rozwiązaniu danej osobie po kliknięciu w link, który otrzyma w wiadomości mailowej,  pojawi się imię i nazwisko osoby, którą właśnie ocenia oraz relacja, w której znajduje się z danym pracownikiem. Taka funkcjonalność jest możliwa do zastosowania dzięki temu, iż w pliku Excel umieściliśmy potrzebne dane przy każdym adresie e-mail (wskazanie imienia i nazwiska osoby, która jest oceniana, a także relacja zawodowa, w której się znajduje z daną osobą).

8

Podobne informacje możemy umieścić również w treści zaproszenia do wypełnienia kwestionariusza oceny.

4. Wysyłka zaproszeń

Mamy już gotowy kwestionariusz oceny, zaimportowany plik z potrzebnymi danymi, a więc możemy rozpocząć wysyłkę zaproszeń do pracowników.

Przechodzimy do zakładki “Zbieranie” -> “Wysyłka na e-mail” (mamy wszystkie zaimportowane dane), a następnie klikamy w “Skonfiguruj wysyłkę”.

 

W następnym kroku możesz określić czy chcesz wysłać zaproszenia do wszystkich czy do wybranych respondentów.

Wybierzmy opcję “Chcę wysłać zaproszenia do wszystkich respondentów z mojej listy”, aby zaproszenia otrzymały od razu wszystkie osoby.

Teraz możesz dokonać konfiguracji zaproszenia określając tytuł wiadomości, jej treść oraz ewentualnie dodać logo swojej firmy.

W tytule możesz wpisać “Ocena pracowniczna 360”, a w treści zaprosić pracowników do badania oceny pracowniczej 360 uwzględniając szczegółowe informacje jaki jest cel badania i jak ważne jest, aby dokonać oceny pracowników w celu ulepszania procesów organizacji w firmie.

WAŻNE: Czasem przed rozesłaniem zaproszeń do badania firma wysyła odrębną wiadomość. Znajdują się w niej informacje o przeprowadzanym badaniu i zapowiedź, że pracownicy otrzymają po kilkanaście maili z linkami do oceny poszczególnych osób. Wówczas w tworzeniu tej treści zaproszenia nie musisz uwzględniać szczegółowych informacji, a jedynie dane kogo dotyczy dana ocena, aby pracownik otwierając danego maila wiedział kogo zaraz będzie oceniać.

W zaproszeniu dana osoba otrzyma indywidualny link do oceny konkretnego pracownika,  w określonej relacji. Dlatego warto również już w samej wiadomości wskazać kogo będzie dotyczyć ta konkretna ocena.

 

Dzięki wstawieniu odpowiedniej “Dynamicznej zawartości” każdy pracownik otrzyma maila z informacją kogo będzie oceniać oraz w jakiej relacji zawodowej jest z daną osobą.

WAŻNE: W zaproszeniu musi być na pewno zawarty link do ankiety. Można przed wartością [LINK] podać informację np. “Aby dokonać oceny kliknij w link”.

Jeśli dokonałeś konfiguracji treści zaproszenia możesz zapisać szablon zaproszenia, aby móc wykorzystać go w kolejnych wysyłkach (np. Podczas wysyłki przypomnień do osób, które ankiety nie wypełnią).

Kliknij “Wyślij”, a zaproszenia zostaną wysłane do wszystkich osób z zaimportowanej listy.

5. Przypomnienie o dokonaniu oceny

Jeśli po określonym czasie nie zebrałeś wszystkich wyników, możesz wysłać do osób, które nie dokonały oceny wiadomość przypominającą o konieczności dokonania oceny.

W tym celu musisz wejść w zakładkę “Zbieranie”->”Wysyłka na e-mail”.

Zobaczysz wszystkie dane, które pierwotnie importowałeś do serwisu wraz z informacją, które osoby dokonały oceny,a  które nie.

Ponownie kliknij w “Skonfiguruj wysyłkę”, a w następnym kroku wybierz rodzaj wysyłki – “Chcę wysłać przypomnienia do tych, którzy otrzymali zaproszenie, ale nie wypełnili ankiety”.

Po kliknięciu dalej przejdziesz do kreacji treści zaproszenia. Jeśli zapisałeś szablon zaproszenia, które stworzyłeś podczas pierwotnej wysyłki, możesz go ponownie wykorzystać wybierając zapisane zaproszenie. Oczywiście możesz je edytować dodając informacje przypominające.

Po kliknięciu “Wyślij” zostaną wysłane ponownie zaproszenia do osób, które nie dokonały oceny.

Teraz wystarczy czekać, żeby wszyscy pracownicy dokonali oceny pracowniczej, by potem na podstawie wyników otrzymać niezwykle cenne wskazówki rozwojowe oraz motywujące do wprowadzania zmian w organizacji.

6. Analiza wyników

Po dokonaniu oceny przed wszystkich pracowników można przystąpić do  kolejnego, ważnego etapu – analizy wyników.

W zakładce “WYNIKI” znajdziesz zarówno wyniki zbiorcze z przeprowadzonego badania jak  i pojedyncze kwestionariusze oceny.

Jednak najistotniejszą kwestią jest ocena danego pracownika. Jak pobrać raport zawierający całkowitą ocenę konkretnego pracownika? Trzeba zacząć od stworzenia odpowiednich filtrów.

W tym celu wejdź w zakładkę “Wyniki” -> “Filtry” ->”Stwórz nowy filtr”

 

 

Pojawi się pole do wpisania warunków danego filtru.

Teraz będziesz określać filtry wyników dla konkretnych pracowników.

W pierwszej pozycji należy wybrać “imię i nazwisko osoby ocenianej”, w drugiej “jest równe”, a w ostatniej należy wpisać imię i nazwisko danego pracownika (dokładnie to samo, które było wskazywane w pliku z danymi, który importowałeś do serwisu).

Zapisz filtr, najlepiej nazywając go imieniem i nazwiskiem pracownika, by potem w razie potrzeby łatwiej było przefiltrować dane ponownie.

Wyniki zostaną przefiltrowane, zgodnie z ustawionym filtrem.

Teraz możesz pobrać raport z wynikami oceny danego pracownika w różnych formatach (Excel, Word, PDF).

Takich filtrów dla każdego pracownika musisz stworzyć dokładnie tyle, ile jest badanych kompetencji (np. 3) plus dwa dodatkowe – filtr ogólny, dzięki któremu będziesz mógł zobaczyć jak pracownik był oceniany ogółem, bez wyróżnienia konkretnej kompetencji oraz filtr samooceny.  Dla przykładu poniżej możesz zobaczyć jak tworzyć filtr samooceny danego pracownika:

W podobny sposób możesz stworzyć filtry wyników dla każdego pracownika, dzięki czemu będzie możliwość weryfikacji oceny poszczególnych pracowników w każdym momencie.

 

 

Zakończyłeś już tworzenie kwestionariusza, a nawet – zgromadziłeś wszystkie wyniki? Świetnie! Jednak to dopiero początek. Przed Tobą najważniejsze zadanie – analiza wyników i stworzenie raportu. Możesz zrobić to na dwa sposoby – samodzielnie stworzyć raport korzystając z możliwości eksportu surowych danych pochodzących z pojedynczych filtrów z ankiety i stworzyć na ich bazie własnoręcznie zestawienie wyników lub zlecić to naszemu zespołowi.

 

 

Czy ten artykuł był pomocny?

Dziękujemy za udzielenie odpowiedzi