Poradnik - Instrukcje

Jak efektywnie komunikować się z wieloma pracownikami na raz

Wszyscy przywykliśmy już do tego, że każda komunikacja wewnątrz firmy odbywa się przez e-mail lub komunikator. No i świetnie, skoro sprawdzone metody działają po co cokolwiek zmieniać?

Wyzwanie zaczyna się w momencie, gdy mamy prośbę do wielu pracowników i chcemy szybko przekazać i informację a następnie wyegzekwować czy została zrealizowana.

W poniższym wpisie pokażemy jak przy użyciu Webankieta.pl poprosić jednocześnie nawet duży zespół pracowników o wykonanie dla nas zadania i potwierdzenie jego wykonania.

Tworzenie ankiety – podstawy

W tym ebooku krok po kroku wytłumaczymy jak stworzyć swoje pierwsze badanie w formie ankiety i jakie korzyści daje zbieranie opinii za pośrednictwem ankiet.

Pobierz ebook

Wrzuć firmowy banner na swój profil na LinkedIn

Wyobraźmy sobie, że jako osoba odpowiedzialna za Employer Branding chcemy poprosić wszystkich pracowników firmy o to, aby na swoim profilu LinkedIn umieścili banner reklamujący naszą organizację. Jest to ostatnimi czasy dość popularna praktyka, która nie tylko bardzo dobrze wygląda w oczach potencjalnych kandydatów, ale dodatkowo jest bezpłatną reklamą firmy.

Taki problem moglibyśmy rozwiązać wysyłając prosty e-mail do wszystkich pracowników naszej firmy. Niestety, z doświadczenia wiemy, że skuteczność takiej prośby będzie bardzo mała. Kilka osób wykona zadanie, a pozostałe w natłoku innych zajęć po prostu o nim… zapomną. Ciężko będzie nam też wysłać przypomnienie, ponieważ nie będziemy wiedzieli kto wykonał zadanie, a kto jeszcze nie.

I tutaj z pomocą przychodzi Webankieta.pl. Platforma pozwala na stworzenie prostego formularza w którym poprosimy o potwierdzenie wykonania naszej prośby. Możemy rozesłać go do zaimportowanej listy adresów pracowników w kilka minut. Do dzieła!

Tak wygląda pytanie na podstawie, którego będziemy wiedzieli czy pracownik potwierdza wykonanie zadania:

Pytanie Jednokrotnego wyboru dodajemy w sekcji Twórz > Dodaj pytanie > Pytanie Jednokrotnego wyboru

Dystrybucja – jak ankieta ma dotrzeć do pracowników?

Teraz musimy zająć się dystrybucją naszej wiadomości do pracowników. W tym celu musimy najpierw stworzyć prostą listę pracowników w formacie XLSX lub CSV (np. w Excelu lub Google Sheets), którą zaimportujemy do systemu Webankieta.pl.

Tak przygotowaną listę importujemy w sekcji Zbieranie > Wysyłka na e-mail.

Wysyłka

Po zaimportowaniu bazy przechodzimy do wysyłki e-maila, klikając w przycisk „Skonfiguruj Wysyłkę”. Warto pamiętać, że Webankieta.pl umożliwia podpięcie swojego służbowego adresu e-mail dzięki czemu wysyłka może wyglądać jak by była wysłana ręcznie z programu pocztowego.

Po stworzeniu treści e-maila rozpoczynamy wysyłkę, która u nas wygląda tak:

Jak widzisz na samym dole emaila znajduje się link, który pozwala pracownikowi od razu poinformować nas o wykonaniu zadania. Jest to tak naprawdę link do ankiety z predefiniowaną odpowiedzią (użyliśmy do tego bardzo pomocnej funkcji systemu Webankieta.pl, która nazywa się Prefill ankiety).

Zwróć uwagę, że email zaczyna się od słów: „Cześć Marcin”. Możliwe było to, dzięki temu, że obok samej kolumny z adresem e-mail w pliku XLS zaimportowaliśmy też etykietę z imieniem pracownika. Etykiety dają nam niesamowite możliwości, dokładnie opisane są tutaj.

Analiza zbiorcza i followupy

Po wysłaniu e-maili z poziomu Webankieta.pl pozostaje już tylko czekać i oglądać jak od pracowników spływają informacje w postaci wyników ankiety. Skuteczność naszej kampanii do pracowników najlepiej oglądać na podstronie Zbieranie > Wysyłka na email.

Najciekawsza informacja to kolumna „Status”. Możemy dzięki temu wiedzieć, czy pracownik odczytał naszą wiadomość. Po kliknięciu w link „pokaż” możemy zobaczyć jaką odpowiedź wybrał pracownik.

Dzięki kolumnie „Status” możemy również stosować umiejętnie followupy (przypomnienia) czyli ponowne poproszenie o wykonanie zadania tylko do tych osób, które jeszcze nie dały nam znać czy je wykonały. W tym celu w trakcie ustalania procesu wysyłki należy wybrać opcję”Chcę wysłać przypomnienia do tych, którzy otrzymali zaproszenie, ale nie wypełnili ankiety”.

Dzięki temu prostemu zabiegowi wyślemy przypomnienie tylko do tych pracowników, którzy nie wypowiedzieli się w temacie zadania.

Powyższy scenariusz możemy zastosować również w innych sytuacjach np. powiadomienie pracowników/klientów o ważnych zmianach lub gdy chcemy mieć pewność, że respondent na pewno zapoznał się z komunikatem.

To już wszystko. Nam się udało – pracownicy ustawili sobie piękne cover photo Webankieta.pl na profilu LinkedIn z czego jesteśmy bardzo dumni. Przy okazji wpadnij do nas na LinkedIn i zasubskrybuj powiadomienia o nowych artykułach, aby nie przegapić kolejnych ciekawych trików, które ułatwią Ci codzienną pracę.

Czy ten artykuł był pomocny?

Dziękujemy za udzielenie odpowiedzi